Wiele spółek z o.o. korzysta z prywatnych samochodów swoich wspólników, zarządu lub osób trzecich na podstawie umowy najmu lub użyczenia. Pojawia się wtedy pytanie:
czy spółka może opłacić polisę OC/AC/NW za taki samochód i zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych?
Krótka odpowiedź brzmi: TAK, jest to możliwe – ale tylko pod pewnymi warunkami.
W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak zrobić to zgodnie z przepisami CIT oraz jak prawidłowo zaksięgować koszt ubezpieczenia pojazdu prywatnego wykorzystywanego w działalności spółki z o.o.
Dlaczego polisa OC musi być wystawiona na właściciela pojazdu?
Ubezpieczenie samochodu jest zawsze przypisane do osoby posiadającej tytuł własności.
Dlatego nawet jeśli samochód jest na wynajem dla spółki z o.o., polisa OC/AC musi być wystawiona na:
- osobę fizyczną (właściciela auta),
- z ewentualnym dopisaniem użytkownika (spółki).
To ważne: brak danych spółki na polisie nie oznacza, że nie można jej wliczyć w koszty.
Warunek podstawowy: umowa najmu (lub użyczenia odpłatnego)
Aby spółka mogła opłacić polisę oraz zakwalifikować ją do kosztów uzyskania przychodu, w umowie musi znaleźć się zapis, że:
„Najemca (spółka z o.o.) ponosi koszty eksploatacji pojazdu, w tym koszty paliwa, serwisu, przeglądów technicznych oraz ubezpieczenia OC/AC/NW/Assistance.”
Bez tego zapisu fiskus mógłby uznać wydatek za nieuzasadniony i niezwiązany z działalnością spółki.
Czy spółka może opłacić polisę OC/AC?
✔ Tak.
Spółka może opłacić polisę przelewem ze swojego rachunku firmowego.
Podczas księgowania takim dowodem będzie:
- polisa ubezpieczeniowa,
- potwierdzenie zapłaty,
- umowa najmu jako podstawa prawna korzystania z pojazdu.
Czy koszt ubezpieczenia można zaliczyć w koszty podatkowe spółki?
Tak, ale z ograniczeniem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT:
Dotyczy to:
| Rodzaj kosztu | Czy można zaliczyć do kosztów | Limit |
|---|---|---|
| OC | ✔ Tak | 75% |
| AC | ✔ Tak | 75% |
| Assistance | ✔ Tak | 75% |
| NW | ✔ Tak | 75% |
| Paliwo | ✔ Tak | 75% |
| Serwis/naprawy/przegląd | ✔ Tak | 75% |
Czy VAT można odliczyć od polisy OC/AC?
Nie.
Ubezpieczenia są zwolnione z VAT, więc nie ma możliwości odliczenia podatku VAT.
Jak zaksięgować polisę w spółce z o.o.?
Przykład:
Kwota polisy: 2 000 zł
Księgowanie:
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Koszt podatkowy do ujęcia | 2 000 × 75% = 1 500 zł |
| Kwota niestanowiąca kosztu (NKUP) | 500 zł |
Czy spółka musi wystawiać refakturę lub notę właścicielowi pojazdu?
Nie — jeśli spółka opłaca polisę bezpośrednio u ubezpieczyciela, nie ma obowiązku dodatkowych dokumentów między właścicielem pojazdu a spółką.
Jeśli jednak właściciel zapłaci najpierw prywatnie, a spółka zwróci koszt — wtedy stosuje się notę obciążeniową lub refakturę.
Najczęstsze błędy
brak umowy najmu — samochód traktowany jako prywatny do celów osobistych właściciela, koszt odrzucony,
brak zapisu o ubezpieczeniu w umowie,
księgowanie 100% kosztu zamiast 75%,
opłacenie polisy gotówką bez dowodu księgowego.
Ubezpieczenie samochodu prywatnego w spółce z o.o. – Podsumowanie
- Spółka może opłacić polisę OC/AC/NW za samochód prywatny wynajmowany od osoby fizycznej.
- Jest to legalne i możliwe do rozliczenia w kosztach — pod warunkiem, że umowa najmu zawiera stosowne zapisy.
- Koszty ubezpieczenia księguje się w 75% jako koszt podatkowy.
- Nie ma możliwości odliczenia VAT od polisy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy polisa musi zawierać dane spółki?
Nie, nie jest to wymagane.
Czy dotyczy to także wynajmu od wspólnika, prezesa lub członka zarządu?
Tak — przepisy są takie same.
Czy spółka musi prowadzić kilometrówkę?
Nie — po 2019 r. kilometrówka nie obowiązuje w spółkach.